今回から4回にわたって、プレゼンテーションの知識とスキルの習得方法について解説していきます。第1回目と第2回目は、プレゼンテーションの準備について、第3回目はプレゼンテーションの仕方と振返りについてご紹介します。

プレゼンテーションとは

プレゼンテーションとは、会議・商品・論文などの発表や説明をしたりすることです。
業務上必要とされるプレゼンテーションとは、一対多のコミュニケーションで、複数の『聞き手』が主体者となります。そして、プレゼンテーションの目的は次の3つに分類されます。

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最終的に、『聞き手』が納得するプレゼンテーションがゴールとなります。

プレゼンテーションの準備

プレゼンテーションが行われる規模により、対話中心か説明中心かに分かれます。不特定多数を対象としたプレゼンは、説明中心のものになります。特に人数が多い場合、しっかりしたシナリオを作っておくことが成功のカギになります。一方、数十人程度という規模の場合、説明中心でありながら聴衆との意思の疎通も可能です。しっかりとしたシナリオ作りと同時に想定外の質疑応答まで対応できる想定問答集作りが重要になってきます。

プレゼンテーションの準備は4項目に分類されます。

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今回は、「Who」聞き手の分析、「Where」会場の分析、「When」タイムコントロールまでをご紹介していきましょう。

プレゼンテーションの準備〈Who:聞き手の分析〉

プレゼンテーションの聞き手の対象によってテーマや内容、伝え方も工夫が必要です。ここでは一般的な準備の方法をご紹介をしますが、実際の対象者を事前に把握した上で準備をすることが効果的なプレゼンテーションをおこなう重要な秘訣です。 

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プレゼンテーションの準備〈Where:会場の分析〉

プレゼンテーションをする会場により、メリット・デメリットが異なります。

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プレゼンテーションの準備〈When:タイムコントロール〉

1.時間オーバーしない
時間をオーバーしても今のペースで話し続けたり、内容は今のままで話すスピードを速めて時間内に全てを話し終えることはしません。
話すスピードは今のままで話す内容を削り、時間内に終えるようにしましょう。   

2.適切な時間配分に留意する
プレゼンテーションの構成を考え、それぞれにどのくらいの時間をかけるかを検討する。
一般的な基本構成は、「序論」、「本論」、「結論」の3部構成です。そして、最後に質疑応答の時間を忘れずにとっておきましょう。
時間の余裕がある場合は途中で質疑応答をとることもありますが、そうでない場合は、一番最後にまとめて質問を受けることが時間オーバーを抑制することができます。